Ferramenta de digitalização é indispensável para a agilidade no atendimento aos segurados da instituição.Se é preciso ter zelo quanto a guarda de nossa documentação pessoal, como Carteira de Trabalho, Certidão de Nascimento, dentre outros, imagine então preservar um acervo de milhares de documentos da vida laborativa dos segurados do INSS. Ou ainda daqueles processos produzidos pela área administrativa de uma instituição que tem mais de 85 anos? Graças ao esforço e empenho dos servidores e aos investimentos maciços do INSS na criação dos Centros de Documentação da Previdência – CEDOCPREV – hoje, a realidade do acervo documental da instituição é totalmente diferente.
Foto: Cedocprev INSS
Além de reformas e construções de novos arquivos e agências espalhadas por todo o país, a parte tecnológica merece significativo destaque. Uma das ferramentas empregadas para a proteção e trânsito dos documentos entre os centros de documentação e as agências da Previdência Social utilizados é a Unidade Central de Atendimento a pesquisas processuais, um programa denominado “Capture”. “O aplicativo não acaba com o arquivo físico, no entanto, o protege durante o trânsito entre as agências e setores da Previdência, evitando-se fraudes”, Afirma o servidor Cláudio Sérgio Santana Silva, que trabalha á 10 anos no INSS.
Segundo ele, a ferramenta “Capture” permite a redução de tempo na resolução de informações aos segurados e proporciona também uma consulta limpa ao arquivo, sem prejudicar a saúde do servidor e ainda a disponibilidade do processo para as agências em formato digital em 24 horas. “Processos de benefícios referentes à revisão de direitos, recursos ou demandas judiciais podem ser enviados ás unidades do INSS por correio eletrônico, CD, DVD e até pendrive”, afirma o servidor.
“A realidade é muito diferente nos dias atuais. Se antigamente tínhamos problemas para proteger e enviar documentos, hoje a digitalização já é futuro dentro da instituição”, afirma Cláudio Santana. Em Belo Horizonte, o INSS possui um arquivo com um acervo de mais de 650 mil documentos arquivados de A à Z com o devido monitoramento e organização e sendo digitalizados pelo programa Capture.
Saiba como funciona um centro de documentação da Previdência Social:
As agências e setores do INSS fazem a solicitação do documento específico para o CEDOCPREV:
O servidor se dirige á galeria e localiza o documento...
...O documento passa por uma "higienização"...
...é realizada uma “preparação” do documento para a digitalização...
...digitalização é feita no programa Capture....
... através de um scanner especial de produção que realiza o escaneamento com uma velocidade de produção de 60 páginas, gerando 120 imagens frente e verso por minuto ...
...o documento é digitalizado...
...volta para a “preparação” para a remontagem do processo...
...volta para a caixa – empacotamento - e para o arquivo.
Depois é disponibilizado na rede através de um gerenciador de conteúdo, um local virtual aonde todas as APS´s têm acesso. Neste caso a APS faz o Download do arquivo.*Fotos sequenciais - Pólio Marcos
